كيف تدير خط مبيعات على Excel، ومتى تنتقل إلى نظام
خمسة أعمدة هي الأساس
تفشل أغلب ملفات المبيعات لأنها تسجّل كثيرا وتساعد على القرار قليلا. خط المبيعات الذي يعمل يحتاج خمسة أمور لكل عميل قبل أي شيء آخر: المرحلة، والمسؤول، والقيمة المتوقعة، وتاريخ آخر تواصل، وتاريخ المتابعة القادمة. أما الملاحظات وبقية التفاصيل فاختيارية. العمود الذي لا يغيّر ما سيفعله أحد صباح الغد يمكن حذفه.
المرحلة تصف ما فعله العميل
اكتب المراحل كوقائع يمكن التحقق منها: تم التواصل، عُقد اجتماع، أُرسل عرض السعر، في مرحلة التفاوض. وتجنّب مراحل مثل «مهتم» أو «ساخن»، لأن شخصين لن يتفقا على معناها أبدا. اجعل الفوز والخسارة آخر مرحلتين، وسجّل الصفقات الخاسرة بصدق، فنسبة الفوز التي تتجاهل الخسارة مجرد تخمين. ويشرح مقال المقارنة بين CRM وExcel لماذا يكون هذا الرقم أول ما يختل في الجداول.
تاريخ المتابعة هو النظام كله
العميل الذي لا يملك تاريخ متابعة قادمة هو عميل لا يملكه أحد. عمود حالة المتابعة في القالب موجود لسبب واحد: الصفوف الحمراء كل صباح هي اتصالات كان يجب أن تتم بالفعل. أنجزها أولا. وإذا استمرت الصفوف الحمراء في الازدياد، فالمشكلة في عدد الفريق أو في الانضباط، وليست في الملف.
أخطاء تُفسد ملف المبيعات
- عدة نسخ من الملف على أجهزة مختلفة، ولكل نسخة تفاصيل مختلفة.
- نص حر في مكان يحتاج قائمة منسدلة، فتتوقف المجاميع عن التطابق.
- حذف الصفقات الخاسرة بدل تسجيلها، فتختفي نسبة الفوز الحقيقية.
- عملاء يبقون في واتساب المندوب ولا يصلون إلى الملف أبدا.
- ملف بلا مسؤول، فلا أحد يرتبه.
متى لا يكفي Excel؟
يعمل Excel جيدا لفريق من شخص إلى ثلاثة أشخاص يبيعون ويحدّثون الملف بأنفسهم. وعلامات تجاوزه واضحة: شخصان يعدّلان في الوقت نفسه فيمحو أحدهما عمل الآخر، أو تحتاج تذكيرات تصل إلى الموظف بدل انتظار أن يفتح الملف، أو يريد المدير رؤية صفقات كل مندوب دون أن يسأل، أو تجري أغلب المحادثات على واتساب ولا تُسجَّل. عندها يصبح نظام CRM استثمارا يسترد كلفته، والانتقال أسهل مما يبدو لأن أعمدة القالب نفسها تصبح ملف الاستيراد. ويشرح دليل الانتقال من Excel إلى CRM خطوات التنظيف بالترتيب، وإذا كانت صفقاتك تجري على واتساب فاقرأ عن نظام CRM مربوط بواتساب.